參展是企業(yè)宣傳產(chǎn)品、聯(lián)系客戶以及提升形象的重要途徑。企業(yè)投入了大量的人力、物力和財力，當(dāng)然希望能在展會上有所收獲。對于擁有穩(wěn)定客戶的大公司來說，展會更多意義上是宣傳企業(yè)形象、發(fā)布潮流趨勢的舞臺；而且一般由專人負(fù)責(zé)，參展效果可以得到準(zhǔn)確的預(yù)測和有力的控制。而對廣大中小企業(yè)來說，展會要取得較好的效果，決策者必須摒棄錯誤的參展動機(jī)和參展方式。如果決策者不希望浪費(fèi)一分精力和財力，那么制訂一個合理的時間表就很重要了。
      以下是一個可取的安排模式，企業(yè)在考慮參展時可以參考。
（一）12個月前
       1、從展覽的規(guī)模、時間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場等各方面選擇展會，可以適當(dāng)詢問專業(yè)人士和機(jī)構(gòu)的意見，確定全年的展覽計劃。企業(yè)在年初做全年工作計劃的時候，應(yīng)該將展會也納入計劃的范圍，因?yàn)閰⒄购彤a(chǎn)品/服務(wù)的銷售以及公司的發(fā)展是有機(jī)結(jié)合在一起的。心血來潮的參展不僅會造成公司資源的浪費(fèi)，而且對公司的發(fā)展也是不利的。
       2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料。企業(yè)如果選擇國外展會，可以先和國內(nèi)代理公司聯(lián)系，因?yàn)榇砉臼煜は嚓P(guān)展會和市場情況，而且周到的服務(wù)項(xiàng)目的確能夠省去企業(yè)不少的麻煩。選擇代理公司非常重要，好的代理公司不僅可以為企業(yè)爭取到有利的展位，而且可以提供包括展位搭建、商貿(mào)配對在內(nèi)的增值服務(wù)，使企業(yè)花更少的錢，獲得更多的權(quán)利。
      3、了解付款形式，考慮匯率波動，決定財務(wù)計劃。
（二）9個月前
       1、設(shè)計展臺。有過參展經(jīng)歷的人都知道展臺設(shè)計出色的展商受到買家的關(guān)注度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過那些設(shè)計一般的甚至沒有設(shè)計的展商。在產(chǎn)品、價格日趨一致的情況下，包裝就成為展商的一大賣點(diǎn)。所謂的“眼球經(jīng)濟(jì)”不應(yīng)該僅僅體現(xiàn)在產(chǎn)品或服務(wù)上，更應(yīng)該體現(xiàn)在企業(yè)的整體形象上。高質(zhì)量的展臺搭建、高素質(zhì)的人員配備以及設(shè)計精美的發(fā)放品將為企業(yè)帶來意想不到的人氣。
      2、選擇并準(zhǔn)備展品。準(zhǔn)備展品需要注意的是展品不是越多越好。曾經(jīng)有家企業(yè)花費(fèi)巨額費(fèi)用將所有產(chǎn)品運(yùn)到國外，但是展會現(xiàn)場前來咨詢的買家卻并不是很多，后來一問才知道，大部分產(chǎn)品根本不適合當(dāng)?shù)厥袌觯屹I家大部分是零售商，對企業(yè)帶來的產(chǎn)品并不非常感興趣。所以，企業(yè)在選擇展品時，必須考慮當(dāng)?shù)氐南M(fèi)習(xí)慣和展會邀請的買家性質(zhì)。
      3、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)。這點(diǎn)常被展商忽視，其實(shí)如果做好買家的展前邀請，參展效果將會事半功倍。筆者曾在中東一個展會上發(fā)現(xiàn)一個有趣的現(xiàn)象：同是中國展商，展位搭建和展品也都大同小異，但是一個展臺前總是圍滿了前來咨詢的買家，這使許多國內(nèi)同行十分不解。后來這家展商告訴筆者，他們很早就給當(dāng)?shù)匾庀蚩蛻舭l(fā)函，邀請他們到展會現(xiàn)場參觀。這樣一個小小的舉動最終為這家企業(yè)帶來了大筆的訂單和穩(wěn)定的客戶。目前企業(yè)尋找意向客戶的途徑主要是展會和網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可以從類似“思諾博在線”的電子商務(wù)網(wǎng)站上免費(fèi)獲取真實(shí)有效的買家信息，提前與他們聯(lián)系。
（三）6個月前
      1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動；
      2、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等，安排展覽期間翻譯員。翻譯員絕不是可有可無的角色。參加國際性展會，9平米的標(biāo)準(zhǔn)展位安排翻譯在內(nèi)的兩名人員比較合理。精通公司業(yè)務(wù)的翻譯員不僅勝任語言上的溝通任務(wù)，而且能夠較好的宣傳公司，促成生意成交。
     3、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；
（四）3個月前
     1、最后確定參展樣品，準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品；
     2、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計做最后的決定；
     3、計劃訪客回應(yīng)處理程序；
     4、訓(xùn)練參展員工。如果說展位和展品是企業(yè)的第一張“臉”，那么參展人員就是企業(yè)的第二張“臉”。因此，對人員進(jìn)行一定的禮儀、談判技巧培訓(xùn)是很有必要的；
     5、排定展覽期間的約談；
（五）四天前
    1、整理運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本，隨身攜帶；
    2、搭乘飛機(jī)至目的地；
 （六）三天前
    1、抵達(dá)目的地，飯店登記；
    2、查看展廳及場地；
    3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá)；
    4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)至?xí)觯?BR>    5、聯(lián)絡(luò)所有現(xiàn)場服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；
    6、訪問當(dāng)?shù)仡櫩停?BR>（七）兩天前
    1、確定所有物品運(yùn)送完成；
    2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；
    3、布置展位；
    4、將所有活動節(jié)目做最后的決定；
（八）一天前
    1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最的檢查；
    2、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡報；
（九）展覽期間
    1、盡早到會場；
    2、詳細(xì)記錄每一個到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；
    3、對于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場允諾，及時回報總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，就必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；
    4、每日與員工進(jìn)行簡報；
    5、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時處理及回應(yīng)；
    6、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場地；
（十）展覽結(jié)束
    1、監(jiān)督攤位拆除；
    2、處理商機(jī)；
    3、寄出謝卡；
    “好的開始是成功的一半”--企業(yè)要想獲得良好的參展效果，必須做好充分的展前準(zhǔn)備！